I distruggi documenti linea ufficio sono adatti per gruppi di lavoro piccolo/medi. Diversi modelli si differenziano in varie classi a seconda del livello di distruzione che generano sul documento. Più i documenti sono segreti più i frammenti devono essere ridotti. I documenti vengono distrutti in vari modi, con il taglio a frammento e con il taglio a striscia.
Ormai la quantità di carta prodotta e la quantità di dati confidenziali e sensibili che ogni giorno vengono prodotti nelle varie aziende, obbliga quest’ultime a munirsi di un distruggi documenti che permetta di sbarazzarsi dei documenti in modo sicuro. Il distruggi documenti va scelto innanzi tutto per il tipo di taglio (vedi anche livello di sicurezza).
Il taglio a frammenti: ha il vantaggio di creare meno volume però dimezza lo spessore di carta introdotto rispetto al taglio a striscia. Richiede maggiore manutenzione di ordinaria pulizia senza la quale le rotture sono più frequenti. Sono meno indicati per i tagli di tabulato in continuo infatti le microinterruzioni per il taglio trasversale spostano il tabulato lateralmente fino a romperlo.
Il taglio a striscia: il grande volume di carta che crea può essere utilizzato come elemento da imballo. È doppio lo spessore di taglio rispetto al frammento, è meno soggetto a rotture e richiede una manutenzione minore, ma più tempo nello svuotamento del cestino, ed una minore sicurezza del dato. Per manutenzione ordinaria si intende la pulizia del gruppo taglio a mezzo di apposito olio passato a macchina ferma nella feritoia di entrata della carta. Questo permette di inumidire il pulviscolo carta incastrata, e, una volta accesa la macchina, il pulviscolo in eccesso viene espulso nel cestino.
I livelli di sicurezza dei distruggi documenti sono 6, 5 dei quali definiti nella DIN 32 757. Questo è un metodo di scelta importante. A seconda delle esigenze esiste un distruggi documenti adeguato. • Livello 1: per documenti in genere – Larghezza striscia minore uguale a mm 12 – Lunghezza striscia infinita • Livello 2: per documenti interni – Larghezza striscia minore uguale a mm 6 – Lunghezza striscia infinita, oppure misura striscia minore uguale a 800 mm/q • Livello 3: per documenti confidenziali – Largh. striscia minore uguale a mm 2, oppure Larghezza particella minore uguale a mm 4 – Lungh. particella minore uguale a mm 80, oppure misura particella minore uguale a mm 320 • Livello 4: per documenti segreti – Larghezza particella minore uguale a mm 2 – Lunghezza particella minore uguale a mm. 15, oppure misura particella minore uguale a mm/q 30 • Livello 5: per necessità di sicurezza estremamente alta – Larghezza particella minore uguale a mm 0,8 – Lunghezza particella minore uguale a mm 13, oppure misura particella minore uguale a mm/q 10 • Livello 6: non elencato nel DIN 32 757 – per necessità di massima sicurezza – Larghezza particella minore uguale a mm 1 – Lunghezza particella minore uguale a mm 5, oppure misura particella minore uguale a mm/q 5
Ci sono diversi modelli di distruggi documenti che oltre alla carta e ai fermagli e ai punti metallici, distruggono anche CD ROM, Carte di credito eFloppy disk. N.B. Legge 31 dicembre 1996 nr. 675 tutela delle persone e di altri soggetti rispetto al trattamento dei dati personali art. 16 sulla cessazione del trattamento dati invita alla distruzione degli stessi.
